QUE ES LA GESTION DE PROYECTOS?
Posted on: octubre 28, 2010
Conclusiones
Posted on: octubre 26, 2010
CONCLUSIONES
Los parámetros: prestaciones, tiempo, coste están interrelacionados entre si. De su definición se deriva la programación del proyecto.
El gestor del proyecto debe conocer en todo momento la información relevante para poder dar buena información puntual a los que tengan influencia en el proyecto para que ellos puedan:
- Priorizar los aspectos que consideren más importantes.
- Tomar decisiones y comprender claramente el impacto.
- Información relevante a lo largo del proyecto
Estado del proyecto:
• Tiempo: al día, retrasado, adelantado.
• Presupuesto gastado: lo previsto, más o menos
- Recursos necesarios para terminarlo.
- ¿Cómo reducir tiempo o coste?
En consecuencia, es necesario utilizar técnicas cuantitativas que permitan la optimización de los objetivos deseados y su seguimiento.
Tambien conocemos la correcta aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para conseguir los objetivos de los proyecto que incluye entre otros la determinación de los objetivos, planificación programación de la ejecución, supervisión y control, en relación con las actividades a realizar.
Que herramientas informáticas pueden servir de apoyo en la gestión de proyectos?
Posted on: octubre 26, 2010
QUE HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS PUEDEN SERVIR DE APOYO EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS?
En la actualidad, se le otorga a la tecnología informática un rol estratégico en el Desarrollo empresario, dotando a las organizaciones del plano privado de nuevas Ventajas competitivas y brindando nuevos horizontes de crecimiento al ámbito público El manejo de información requiere desarrollar un conjunto de habilidades que permiten definir la información necesaria, obtenerla y aprovecharla; exige lograr un dominio de las herramientas informáticas para lograr rapidez, reducir el esfuerzo, representar y Comunicar la información; y desarrollar un aprendizaje del que se pueda tener control, independientemente del ritmo con que las tecnologías o la información se transforman. A continuación algunos aspectos relacionados con estos tres aspectos.
Las habilidades informáticas que se deben desarrollar son:
- Desarrollo de habilidades en el manejo de información
- Habilidad para definir el tema.
- Habilidad para identificar y evaluar fuentes de información.
- Habilidad para buscar, localizar y obtener información.
- Habilidad para representar y presentar la información (Comunicación
- Habilidad para procesar información.
- Habilidad para determinar los medios a usar en la búsqueda, registro, pr
ocesamiento, organización, representación y comunicación de la información.
Que es el metodo Cpm?
Posted on: octubre 25, 2010
QUE ES EL METODO CPM?
(Critical Path Method) Desarrollado en 1957 po J.E. Kelly, de Remington Rand, y M.R. Walker, de Dupont. La diferencia más importante entre ambas es que CPM Considera que la duración de las actividades son deterministas, mientras que el PERT la considera probabilística.
El metodo CPM y Pert fueron desarrollados en la epoca de los cincuenta para ayudar a los gerentes a programar, monitorear y controlar proyectos.
CPM aparecio en 1957 como una herramienta desarrollada por J. E. Kelly de Remigton Rand y M.R Walker de DuPont
CPM asume que los tiempos de cada actividad son conocidos con certeza y por tanto se tiene un solo tiempo para cada actividad.
El PERT/CPM fue diseñado para proporcionar diversos elementos útiles de información para los administradores del proyecto. Primero, el PERT/CPM expone la «ruta crítica» de un proyecto. Estas son las actividades que limitan la duración del proyecto. En otras palabras, para lograr que el proyecto se realice pronto, las actividades de la ruta crítica deben realizarse pronto. Por otra parte, si una actividad de la ruta crítica se retarda, el proyecto como un todo se retarda en la misma cantidad. Las actividades que no están en la ruta crítica tienen una cierta cantidad de holgura; esto es, pueden empezarse más tarde, y permitir que el proyecto como un todo se mantenga en programa. El PERT/CPM identifica estas actividades y la cantidad de tiempo disponible para retardo.
Las versiones originales de CPM y PERT difieren en dos aspectos importantes. Primero, el CPM supone que los tiempos de las actividades son deterministicos ( es decir, se pueden predecir de manera confiable sin incertidumbre significativa), por lo que no necesita las tres estimaciones que se acaban de describir. Segundo, en lugar de dar una importancia primordial al tiempo (explícitamente), el CPM asigna la misma importancia al tiempo y al costo y pon esto de relieve al construir una curva de tiempo-costo para cada actividad, con la que se muestra en la figura 4. Esta curva representa la relación entre el costo directo presupuestado para la actividad y su tiempo de duración resultante.
Por lo general la grafica se basa en dos puntos: el normal y el intensivo o de quiebre. El punto normal da el costo y el tiempo necesario cuando la actividad se realiza en la forma normal, sin incurrir en costos adicionales (horas extras de mano de obra, equipo o materiales especiales para ahorrar tiempo, etc.), Para acelerar la actividad. Por el contrario, el punto de quiebre proporciona el tiempo y el costo necesario cuando se realiza la actividad en forma intensiva o de quiebre, esto es se acelera completamente sin reparar en costos, con el fin de reducir su tiempo de duración lo mas que se pueda. Como una aproximación, se supone entonces que todos los trueques intermedios entre tiempo y costos son posibles y que se encuentran sobre el segmento de línea que une a estos dos puntos. (Obsérvese en el segmento de línea oscuro en la Fig. 4). Así, las únicas estimaciones que tienen que obtener el personal del proyecto son el costo y el tiempo para estos dos puntos.
El objetivo fundamental del CPM es determinar el trueque entre tiempo y costo que debe emplearse en cada actividad para cumplir con el tiempo de terminación del proyecto que se programo a un costo mínimo.
Que es el metodo pert?
Posted on: octubre 25, 2010
QUE ES EL METODO PERT?
(Program Evaluation Review Technique) Desarrollado a finales de los 1950 por la Navy Special Projects Office en colaboración administrativa de Booz, Allen y Hamilton. Sé utilizó para el desarrollo del misil Polaris:
• 250 contratistas principales
• 9000 subcontratistas
La Técnica del P.E.R.T. (Program Evaluation and Review Technique) es un instrumento
diseñado especialmente para la dirección, permitiéndole planificar, programar y controlar los recursos de que dispone, con el fin de obtener los resultados deseados.
Se trata de una técnica que proporciona a la gerencia, información sobre los problemas reales y potenciales que pueden presentarse en la terminación de un proyecto, la condición corriente de un proyecto en relación con el logro de sus objetivos, la fecha esperada de terminación del proyecto y las posibilidades de lograrlo, y en donde se encuentran las actividades mas criticas y menos criticas en el proyecto total.
Pert y cpm difieren un poco en terminologia y construccion de la red, pero los objetivos son comunes. El analisis usado en ambos modelos es muy similar.
Pert/costo es una tecnica que combina los beneficios de Pert y Cpm. Son importantes porque pueden responder las preguntas mas criticas acerca del avance de un proyecto.
El P.E.R.T. no intenta usurpar las funciones de la dirección, sino ayudarla a realizar sus
actividades con mayor éxito. Tampoco, como es natural, dirige por si solo, pero si que se puede afirmar, que depende de la habilidad con que la dirección usa de esta técnicas, el que descubra y resuelva los problemas que surgen con mayor eficacia.
Rara vez se conoce, en el momento de tomar una decisión, toda la complejidad y
consecuencias que puede tener. Sin embargo la Técnica P.E.R.T., traza un método eficaz para reducir los riesgos tomando aquellas decisiones que tengan mayor probabilidad de éxito.
PARA QUE SE UTILIZA EL MÉTODO PERT.
PERT es un sistema probabilístico, ya que considera la posibilidad estadística de tres tiempos: optimista, probable y pesimista.
Existen ciertas consideraciones que obligan a utilizar esta técnica:
1. Necesidad de prever hechos futuros para tomar medidas preventivas.
2. Necesidad de mejorar la eficacia de trabajo mediante métodos de control rápidos e integrables.
3. Necesidad de métodos que permitan reducir en tiempo y costo el desarrollo de proyectos de trabajo.
4. Necesidad de métodos que ayuden a tomar decisiones más precisas.
El PERT garantiza una acuciosa planeación, programación y control de proyectos aplicados, pues proporcionan:
- Una base disciplinaria de planeación.
- Un cuadro claro y fácil de entender del alcance del proyecto.
- Un método para evaluar planes y objetivos alternativos.
- Un programa realista para todas las operaciones.
- Una comunicación eficaz entre las distintas personas.
- Una indicación de actividades críticas.
- Evaluación precisa del tiempo y costo contra el programa.
- Una estructura para una mejor planeación de los recursos.
- Encauzamiento de la atención directa de las áreas críticas.
Que es un diagrama de Gantt?
Posted on: octubre 25, 2010
QUE ES UN DIAGRAMA DE GANTT?
Desarrollada por Henry L. Gantt en 1918. Continua siendo una herramienta útil y muy usual para los problemas simples
El diagrama de Gantt, gráfica de Gantt o carta Gantt es una popular herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiemp
o de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado.
En gestión de proyectos, el diagrama de Gantt muestra el origen y el final de las diferentes unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas (llamados summary elements en la imagen) o las dependencias entre unidades mínimas de trabajo (no mostradas en la imagen).
El gráfico de Gantt permite identificar la actividad en que se estará utilizando cada uno de los recursos y la duración de esa utilización, de tal modo que puedan evitarse periodos ociosos innecesarios y se dé también al administrador una visión completa de la utilización de los recursos que se encuentran bajo su supervisión.
Los cronogramas de barras o “gráficos de Gantt” fueron concebidos por el ingeniero norteamericano Henry L. Gantt, uno de los precursores de la ingeniería industrial contemporánea de Taylor. Gantt procuro resolver el problema de la programación de actividades, es decir, su distribución conforme a un calendario, de manera tal que se pudiese visualizar el periodo de duración de cada actividad, sus fechas de iniciación y terminación e igualmente el tiempo total requerido para la ejecución de un trabajo. El instrumento que desarrolló permite también que se siga el curso de cada actividad, al proporcionar información del porcentaje ejecutado de cada una de ellas, así como el grado de adelanto o atraso con respecto al plazo previsto.
Este gráfico consiste simplemente en un sistema de coordenadas en que se indica:
En el eje Horizontal: un calendario, o escala de tiempo definido en términos de la unidad más adecuada al trabajo que se va a ejecutar: hora, día, semana, mes, etc.
En el eje Vertical: Las actividades que constituyen el trabajo a ejecutar. A cada actividad se hace corresponder una línea horizontal cuya longitud es proporcional a su duración en la cual la medición efectúa con relación a la escala definida en el eje horizontal conforme se ilustra.
Símbolos Convencionales: En la elaboración del gráfico de Gantt se acostumbra utilizar determinados símbolos, aunque pueden diseñarse muchos otros para atender las necesidades específicas del usuario. Los símbolos básicos son los siguientes:
· Iniciación de una actividad.
· Término de una actividad
· Línea fina que conecta las dos “L” invertidas. Indica la duración prevista de la actividad.
· Línea gruesa. Indica la fracción ya realizada de la actividad, en términos de porcentaje.
Debe trazarse debajo de la línea fina que representa el plazo previsto.
· Plazo durante el cual no puede realizarse la actividad. Corresponde al tiempo improductivo puede anotarse encima del símbolo utilizando una abreviatura.
· Indica la fecha en que se procedió a la última actualización del gráfico, es decir, en que se hizo la comparación entre las actividades previstas y las efectivamente realizadas.
CONTENIDO
El diagrama de Gantt consiste en una representación gráfica sobre dos ejes; en el vertical se disponen las tareas del proyecto y en el horizontal se representa el tiempo.
CARACTERÍSTICAS
· Cada actividad se representa mediante un bloque rectangular cuya longitud indica su duración; la altura carece de significado.
· La posición de cada bloque en el diagrama indica los instantes de inicio y finalización de las tareas a que corresponden.
· Los bloques correspondientes a tareas del camino crítico acostumbran a rellenarse en otro color (en el caso del ejemplo, en rojo).
CLAVE DEL EXITO EN LA GESTION DE PROYECTOS
- ENFOQUE DEL NEGOCIO
- ADAPTABILIDAD
- COHESIÓN ORGANIZATIVA
- CULTURA EMPRESARIAL
- SENTIDO ÉTICO
- ALTA DIRECCIÓN QUE PARTICIPA
Para tener éxito, debe ponerse en juego la energía y la creatividad de toda la organización. Cualquier cosa que restrinja el flujo de ideas, o reduzca la confianza, el respeto y el sentido de un propósito común entre las personas es un peligro potencial. Las personas más jóvenes en un campo tecnológico, son a menudo tan buenos (y a veces mejores), como fuentes de nuevas ideas, que las mayores. En algunas firmas de alta tecnología, de hecho, se utiliza el concepto de «vida media del conocimiento»; es decir, la cantidad de tiempo medio que tiene que transcurrir antes de que la mitad de lo que uno sabe quede obsoleto.
La honradez, el juego limpio y la apertura de mente no deben ser sacrificadas por ganancias a corto plazo. Estas políticas parecen utópicas, pero en una empresa de alta tecnología también repercuten en el negocio. Y los valores éticos deben comenzar por lo más alto; de otro modo es ineficaz.
ELEMENTOS QUE CONFORMAN LA PLANIFICACION DEL PROYECTO
a. Tareas
Todo proyecto está compuesto de tareas o de actividades. Para que el proyecto tenga éxito, antes de todo es necesario planificar con cuidado las tareas y luego organizarlas en orden de prioridad. La siguiente forma puede servir para presentar algunas ideas útiles a su grupo o al personal de proyecto.
Las tareas, definen el ámbito o alcance del proyecto. Las tareas se definen en jerarquía. Unas tareas deben comenzar al terminar otras, otras pueden discurrir simultáneamente, es decir, se engarzan estratégicamente… Las tareas, a su vez, se pueden desgranar, se pueden dividir en fases. Los expertos recomiendan definir una estructura de descomposición del trabajo (Work Breakdown Estructure WBS). De dicha descomposición, se derivan las duraciones de las fases y en definitiva, de las tareas.
b. Duración
La duración de las tareas es el periodo de tiempo que transcurre entre la fecha de comienzo de una tarea y su fecha de finalización.
La duración de las tareas queda marcada o establecida aplicando alguno de estos factores:
- La Historia. Consiste en establecer una consultoría para documentarse sobre similares proyectos realizados con anterioridad y recoger datos históricos. Como se hicieron, cuanto duraron sus tareas…
- La Participación. Consiste en contar con personas que tengan experiencia en proyectos idénticos (el mismo) aunque sean bajo otras circunstancias. Que hayan participado en ellos.
- La Intuición. Contar con personas que hayan realizado un proyecto con similares características y por lo tanto pueden deducir e intuir bajo esa experiencia, duraciones en circunstancias parecidas.
- La Indeterminación. Hacer una estimación, a veces no basada en nada concreto. (a voleo, por impulsos, de forma indeterminada).
- Además de lo comentado, para calcular la duración de una tarea, podemos utilizar las tres duraciones siguientes:La duración optimista (Do).
- La duración pesimista (Dp).
- La duración esperada (De).
Pues bien, para calcular la duración media podremos aplicar la siguiente fórmula:
Duración media (Dm) = (Do + Dp + 4 * De) / 6
<duración optimista + duración pesimista + cuatro veces la duración estimada dividido entre 6>
Estos tres factores fundamentales de un proyecto (ámbito, coste y tiempo) conforman lo que se ha dado en llamar el triángulo del proyecto:
- Si la duración de un proyecto disminuye, podría ser necesario aumentar el presupuesto (coste) ya que serán necesarios más recursos para realizar el mismo trabajo en menos tiempo. Si no se puede incrementar el presupuesto, podría ser necesario reducir el alcance (o ámbito) de un proyecto puesto que no se puede hacer todo el proyecto en menos tiempo. Pero en éste caso, el resultado no sería el mismo.
- Si el presupuesto del proyecto disminuye, puede que sea necesario disponer de más tiempo ya que no se puede contar con tantos recursos como es necesario, o con recursos tan especializados. Si no se puede incrementar el tiempo, puede que sea necesario reducir el alcance del proyecto ya que son menos recursos y no se puede realizar todo el trabajo previsto en el tiempo del que se dispone.
- Sin embargo, si el alcance del proyecto aumenta, puede ser necesario más tiempo y/o más recursos para realizar el trabajo adicional. Cuando el alcance de un proyecto aumenta una vez comenzado el proyecto, se dice que ha habido un “Incremento de Alcance” (también llamado incremento de ámbito). Ámbito y alcance es lo mismo.
Una variación de este último factor (el ámbito) puede resultar perjudicial si el Administrador de proyecto no reconoce y planifica los nuevos requerimientos.
c. Recursos
Personas, equipamiento y material que se utilizan para completar las ideas de un proyecto
d. Programación
Es una herramienta muy sencilla utilizada en la carta de gantt que refleja el cronograma de actividades que debe ser ejecutadas en base al tiempo. a la izquierda de cada barra se escirben las letras de las actividades que deben ser incluidas previamente para que esta se incie.
- la carta de grantt informan
- todas las actividades que deben ser ejecutadas
- su orden de ejecucion
- su tiempo necesario
- su fecha de inicio y terminacion
La programacion de proyectos sirve para:
- Definir la relacion de cada actividad con los otros y con los clientes
- Determinar la precedencia entre actividades
- Obliga a detrminar tiempos reales y estimar cosots para todas las actividades
- Permite al gerente del proyecto a usar eficientemente los recursos: personal, dinero y materiales, determinando los cuellos de botella del proyecto
Determinación de las actividades a realizar (EDT)
- De acuerdo con los requisitos, restricciones y asunciones
- Determinación de los tiempos en que debe realizarse cada
- actividad, respectando las restricciones existentes definidas.
e. Costos
Costo total programado de una tarea, recurso o asignación, o de todo el proyecto. En ocasiones se denomina costo actual.
En Microsoft Project los costos se denominan normalmente “presupuesto”
Se refiere al coste de personal y otros costes (inversiones en equipos, material…)
- Costes directos
- Costes indirectos
Depende de:
- Número de personas,
- Cualificación (coste/hora) y
- Tiempo dedicado cada tarea
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