GESTION DE PROYECTOS

ELEMENTOS QUE CONFORMAN LA PLANIFICACION DEL PROYECTO

 a. Tareas  

Todo proyecto está compuesto de tareas o de actividades. Para que el proyecto tenga éxito, antes de todo es necesario planificar con cuidado las tareas y luego organizarlas en orden de prioridad. La siguiente forma puede servir para presentar algunas ideas útiles a su grupo o al personal de proyecto.

 Las tareas, definen el ámbito o alcance del proyecto. Las tareas se definen en jerarquía. Unas tareas deben comenzar al terminar otras, otras pueden discurrir simultáneamente, es decir, se engarzan estratégicamente… Las tareas, a su vez, se pueden desgranar, se pueden dividir en fases. Los expertos recomiendan definir una estructura de descomposición del trabajo (Work Breakdown Estructure WBS). De dicha descomposición, se derivan las duraciones de las fases y en definitiva, de las tareas.

 b.  Duración

 La duración de las tareas es el periodo de tiempo que transcurre entre la fecha de comienzo de una tarea y su fecha de finalización.

La duración de las tareas queda marcada o establecida aplicando alguno de estos factores:

• La Historia. Consiste en establecer una consultoría para documentarse sobre similares proyectos realizados con anterioridad y recoger datos históricos. Como se hicieron, cuanto duraron sus tareas…
• La Participación. Consiste en contar con personas que tengan experiencia en proyectos idénticos (el mismo) aunque sean bajo otras circunstancias. Que hayan participado en ellos.
• La Intuición. Contar con personas que hayan realizado un proyecto con similares características y por lo tanto pueden deducir e intuir bajo esa experiencia, duraciones en circunstancias parecidas.
• La Indeterminación. Hacer una estimación, a veces no basada en nada concreto. (a voleo, por impulsos, de forma indeterminada).
• Además de lo comentado, para calcular la duración de una tarea, podemos utilizar las tres duraciones siguientes:La duración optimista (Do).
• La duración pesimista (Dp).
• La duración esperada (De).

Pues bien, para calcular la duración media podremos aplicar la siguiente fórmula:

Duración media (Dm) = (Do + Dp + 4 * De) / 6

<duración optimista + duración pesimista + cuatro veces la duración estimada dividido entre 6>

 Estos tres factores fundamentales de un proyecto (ámbito, coste y tiempo) conforman lo que se ha dado en llamar el triángulo del proyecto:

• Si la duración de un proyecto disminuye, podría ser necesario aumentar el presupuesto (coste) ya que serán necesarios más recursos para realizar el mismo trabajo en menos tiempo. Si no se puede incrementar el presupuesto, podría ser necesario reducir el alcance (o ámbito) de un proyecto puesto que no se puede hacer todo el proyecto en menos tiempo. Pero en éste caso, el resultado no sería el mismo.
• Si el presupuesto del proyecto disminuye, puede que sea necesario disponer de más tiempo ya que no se puede contar con tantos recursos como es necesario, o con recursos tan especializados. Si no se puede incrementar el tiempo, puede que sea necesario reducir el alcance del proyecto ya que son menos recursos y no se puede realizar todo el trabajo previsto en el tiempo del que se dispone.
• Sin embargo, si el alcance del proyecto aumenta, puede ser necesario más tiempo y/o más recursos para realizar el trabajo adicional. Cuando el alcance de un proyecto aumenta una vez comenzado el proyecto, se dice que ha habido un  “Incremento de Alcance” (también llamado incremento de ámbito). Ámbito y alcance es lo mismo.

 Una variación de este último factor (el ámbito) puede resultar perjudicial si el Administrador de proyecto no reconoce y planifica los nuevos requerimientos.

c.  Recursos

Personas, equipamiento y material que se utilizan para completar las ideas de un proyecto

d.  Programación

Es una herramienta muy sencilla utilizada en la carta de gantt que refleja el cronograma de actividades que debe ser ejecutadas en base al tiempo. a la izquierda de cada barra se escirben las letras de las actividades que deben ser incluidas previamente para que esta se incie.

• la carta de grantt informan
• todas las actividades que deben ser ejecutadas
• su orden de ejecucion
• su tiempo necesario
• su fecha de inicio y terminacion

La programacion de proyectos sirve para:

• Definir la relacion de cada actividad con los otros y con los clientes
• Determinar la precedencia entre actividades
• Obliga a detrminar tiempos reales y  estimar cosots para todas las actividades
•  Permite al gerente del proyecto a usar  eficientemente los recursos: personal, dinero y materiales, determinando los cuellos de botella del proyecto

Determinación de las actividades a realizar (EDT)

• De acuerdo con los requisitos, restricciones y asunciones
• Determinación de los tiempos en que debe realizarse cada
• actividad, respectando las restricciones existentes definidas.

e.  Costos

Costo total programado de una tarea, recurso o asignación, o de todo el proyecto. En ocasiones se denomina costo actual.

En Microsoft Project los costos se denominan normalmente “presupuesto”

Se refiere al coste de personal y otros costes (inversiones en equipos, material…)

• Costes directos
• Costes indirectos

Depende de:

• Número de personas,
• Cualificación (coste/hora) y
• Tiempo dedicado cada tarea